Hệ thống hội nghị cơ bản nhất bao gồm micrô, bộ khuếch đại, loa và thiết bị hiển thị trên máy tính để bàn (chẳng hạn như thiết bị đầu cuối thông minh trên máy tính để bàn và màn hình LCD). Sự kết hợp của các thiết bị này tạo thành một hệ thống hội nghị, có nhiệm vụ truyền tải âm thanh, hiển thị thông tin và khuếch đại âm thanh, giúp người dùng có thể nhìn, nghe và nói.
Với những tiến bộ công nghệ và nhu cầu chức năng ngày càng tăng, đặc biệt là việc sử dụng rộng rãi máy tính và mạng, phạm vi của hệ thống hội nghị đã được mở rộng. Hiện nay nó bao gồm biểu quyết/bầu cử/thảo luận, hội thảo qua video, hội thảo qua video từ xa, hội nghị qua điện thoại, thông dịch đồng thời và màn hình máy tính để bàn. Đây là những yếu tố cơ bản của một hệ thống hội nghị hiện đại và hàng loạt thiết bị liên quan đã xuất hiện như điều khiển trung tâm, điều khiển nhiệt độ, điều khiển ánh sáng, điều khiển âm thanh và điều khiển công suất. Được thúc đẩy bởi sự phát triển công nghệ hiện đại, hệ thống hội nghị hiện được định nghĩa là một bộ phần cứng và phần mềm hoàn chỉnh liên quan đến các cuộc họp.
