Hướng dẫn này đưa ra quy trình vận hành thực tế cho các địa điểm sử dụng hệ thống hướng dẫn du lịch hàng ngày, chẳng hạn như bảo tàng, khu di sản, nhà máy, trung tâm du khách và nhà điều hành du lịch.
Vòng đời của người nhận hàng ngày
Mọi người nhận đều trải qua cùng một vòng lặp mỗi ngày. Việc thiết kế quy trình xung quanh vòng lặp đó giúp dễ dàng phát hiện ra các vấn đề.
Đã sạc và lưu trữ.Thiết bị chờ trong hộp sạc hoặc đế sạc, sẵn sàng để sử dụng.
Đã ban hành.Một nhân viên hoặc người hướng dẫn sẽ phát nó và số lượng phát ra sẽ được ghi lại.
Đang sử dụng.Du khách sẽ đeo nó trong suốt chuyến tham quan.
Đã quay lại.Đơn vị sẽ quay lại khi kết thúc chuyến thăm và số lượng được kiểm tra theo số đã cấp.
Đã làm sạch và kiểm tra.Tai nghe được làm sạch và thiết bị được kiểm tra xem có bị hư hỏng không.
Trở lại tính phí.Thiết bị quay trở lại đế và chu kỳ bắt đầu lại.
Khoảng trống ở bất kỳ giai đoạn nào đều có thể biểu hiện dưới dạng chuyến tham quan muộn, hết pin, thiếu thiết bị hoặc khiếu nại. Mỗi phần dưới đây đề cập đến một giai đoạn.
Sạc
Khớp thiết lập sạc với số lượng đơn vị
Việc sạc tất cả các thiết bị cùng một lúc sẽ dễ quản lý hơn so với việc sạc chúng theo từng đợt nhỏ. Hộp hoặc đế sạc nhiều{1}}loại bỏ nhu cầu cắm riêng từng bộ thu và giúp bạn xác định nhanh bộ phận nào đang sạc.
Lên kế hoạch cho ngày bận rộn nhất của bạn
Tính toán số lượng máy thu cần thiết trong giờ cao điểm và so sánh với số lượng máy thu có sẵn tại cùng thời điểm sau khi cho phép các thiết bị đang sạc lại. Nếu hai con số gần nhau thì đội tàu quá nhỏ so với lịch trình.
Giữ một quy tắc tính phí đơn giản
Một quy tắc rõ ràng sẽ ngăn ngừa tranh cãi và sai lầm, chẳng hạn như: mọi thiết bị sẽ được sạc lại ngay sau khi được làm sạch và không có thiết bị nào rời khỏi khu vực sạc mà không có đèn báo hiển thị cho biết đã sạc đầy. Kiểm tra tài liệu của nhà cung cấp để biết cách đọc chính xác các chỉ số trên thiết bị của bạn.
Đừng để pin có cơ hội
Hãy ghi lại bất kỳ máy thu nào liên tục hết sớm. Các thiết bị có hiệu suất pin bị giảm phải được gắn cờ và bảo dưỡng hoặc thay thế theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
Làm sạch và vệ sinh
Tai nghe được đeo sát tai và được nhiều du khách dùng chung nên việc vệ sinh là một phần trải nghiệm của du khách.
Làm theo hướng dẫn của nhà sản xuất.Các chất và phương pháp làm sạch khác nhau tùy theo chất liệu, vì vậy chỉ sử dụng những gì nhà cung cấp khuyến nghị cho từng bộ phận.
Chọn tai nghe có lưu ý đến việc vệ sinh.Vỏ tai có thể thay thế, bề mặt có thể lau được và các phụ kiện được đóng gói riêng giúp đơn giản hóa quy trình.
Làm sạch sau mỗi lần sử dụng.Hãy biến nó thành một phần của bước quay lại chứ không phải là một nhiệm vụ riêng biệt được thực hiện sau này.
Giữ các thiết bị sạch và đã qua sử dụng cách nhau.Sử dụng các khay riêng biệt hoặc các khu vực được đánh dấu để không ai nhầm lẫn thiết bị đã qua sử dụng với thiết bị đã sẵn sàng.
Giữ phụ tùng thay thế trong tay.Vỏ tai thay thế và tai nghe dự phòng cho phép nhân viên trao đổi thay vì phải chờ đợi.
Lưu trữ và xử lý
Sử dụng hộp hoặc đế được thiết kế cho thiết bị
Một hộp đựng chuyên dụng bảo vệ đầu thu khỏi bị va đập, giữ chúng ngăn nắp và đặt cho mỗi thiết bị một vị trí xác định, giúp có thể nhìn thấy ngay thiết bị bị thiếu.
Bảo quản ở nơi thích hợp
Giữ thiết bị ở khu vực có nhiệt độ -phòng thông thường, khô ráo và sạch sẽ, tránh ánh nắng trực tiếp và độ ẩm, đồng thời tuân theo mọi hướng dẫn bảo quản do nhà cung cấp đưa ra.
Xử lý cẩn thận
Nhân viên ngắn gọn và hướng dẫn cách cầm, đeo và ngắt kết nối thiết bị. Nhiều lỗi xảy ra do đầu nối bị ép, thiết bị bị rơi hoặc cáp bị kéo.
Kế hoạch du lịch
Người vận hành mang thiết bị ra khỏi cơ sở-cần có hộp đóng an toàn, danh sách đóng gói và quy trình đếm tất cả các mặt hàng trước khi rời đi và sau khi quay trở lại.
Kiểm soát tổn thất và thiệt hại
Thiếu máy thu là một chi phí ẩn phổ biến. Một số thói quen giúp giảm thiểu tổn thất mà không làm cho chuyến thăm của du khách trở nên khó chịu.
|
Đo lường |
Mục đích |
|---|---|
|
Đếm ra và đếm vào |
Mỗi đơn vị phát hành được hạch toán vào cuối mỗi chuyến tham quan |
|
Đơn vị được đánh số |
Mỗi người nhận có thể được theo dõi theo một nhóm, một hướng dẫn hoặc một khe thời gian |
|
Điểm quay lại ở lối ra |
Du khách trả lại thiết bị trước khi rời đi, kèm theo lời nhắc nhở rõ ràng |
|
Trách nhiệm của trưởng nhóm |
Đối với các nhóm có tổ chức, một người có tên sẽ thu thập và trả lại các đơn vị |
|
Chính sách tiền gửi hoặc ID |
Chỉ sử dụng khi thích hợp và được giải thích rõ ràng trước |
|
Nhật ký sự cố |
Thiệt hại và mất mát được ghi lại theo ngày, nhóm và nguyên nhân |
Xem lại nhật ký thường xuyên. Một mẫu, chẳng hạn như lối vào, hướng dẫn hoặc thời gian cụ thể trong ngày, thường chỉ ra cách khắc phục đơn giản.
Vai trò và trách nhiệm
Ngay cả một hoạt động nhỏ cũng được hưởng lợi từ việc nêu tên ai làm gì.
Dẫn thiết bị:sở hữu đội xe, quy trình tính phí và nhật ký sự cố.
Hướng dẫn:kiểm tra máy phát và máy thu của nhóm mình trước và sau chuyến tham quan.
Quầy lễ tân hoặc lễ tân:phát và thu thập các thiết bị cũng như trả lời các câu hỏi của khách hàng về thiết bị.
Giám đốc:xem xét các lỗi, tổn thất và quy mô đội tàu so với nhu cầu thực tế mỗi tháng.
Khi không có một người nào sở hữu thiết bị, những vấn đề nhỏ sẽ tích tụ cho đến khi ảnh hưởng đến du khách.
Thói quen kiểm tra hàng tuần và hàng tháng
hàng tuần
Đếm tất cả các máy thu, máy phát và phụ kiện vào danh sách kiểm kê.
Kiểm tra một mẫu thiết bị về chất lượng âm thanh và sạc.
Thay thế vỏ tai bị mòn, dây cáp bị hỏng và hộp đựng có chốt bị hỏng.
Xóa nhật ký sự cố và lên kế hoạch sửa chữa.
hàng tháng
So sánh mức sử dụng thực tế với quy mô nhóm để quyết định nên thêm hay giảm số lượng đơn vị.
Xem lại hiệu suất của pin và các đơn vị báo hiệu cần bảo trì.
Kiểm tra tài liệu của nhà cung cấp hoặc các kênh hỗ trợ để biết các bản cập nhật chương trình cơ sở, phần mềm hoặc hướng dẫn liên quan đến thiết bị của bạn.
Cập nhật tài liệu tóm tắt nhân viên nếu thủ tục đã thay đổi.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi: Tôi nên giữ bao nhiêu đầu thu dự phòng?
Đáp: Một cách tiếp cận phổ biến là duy trì mức chênh lệch cao hơn nhóm dự kiến lớn nhất để các thiết bị đang sạc, đang được vệ sinh hoặc mang đi sửa chữa không khiến bạn thiếu hụt. Lề bên phải phụ thuộc vào tốc độ xử lý các đơn vị của bạn.
Hỏi: Bao lâu thì nên vệ sinh đầu thu?
Trả lời: Sau mỗi lần sử dụng, đặc biệt là tai nghe và bất kỳ bề mặt nào chạm vào tai hoặc da. Sử dụng các phương pháp làm sạch được nhà cung cấp khuyến nghị.
Hỏi: Cách tốt nhất để ngăn chặn việc người nhận bị lấy đi là gì?
Đáp: Điểm quay lại rõ ràng ở lối ra, số đếm ở cuối mỗi chuyến tham quan và một trưởng nhóm được chỉ định cho các nhóm có tổ chức sẽ hoạt động tốt hơn chỉ riêng các quy tắc nghiêm ngặt. Các đơn vị được đánh số giúp việc theo dõi-dễ dàng hơn khi thiếu thứ gì đó.
Hỏi: Máy thu có nên được tính phí mỗi đêm không?
A: Điều đó phụ thuộc vào thiết bị và lịch trình của bạn. Thực hiện theo phương pháp sạc được đề xuất của nhà cung cấp và đảm bảo các thiết bị được sạc đầy trước chuyến tham quan đầu tiên trong ngày.
Hỏi: Khi nào thì nên ngừng sử dụng hoặc thay thế đầu thu?
Đáp: Khi thiết bị liên tục không sạc được, có lỗi âm thanh dai dẳng hoặc có hư hỏng vật lý ảnh hưởng đến an toàn hoặc vệ sinh. Sử dụng hướng dẫn dịch vụ của nhà cung cấp để quyết định giữa sửa chữa và thay thế.
Hỏi: Tôi có cần phần mềm để quản lý đội xe không?
Đáp: Có thể quản lý các đội xe nhỏ bằng bảng kiểm kê và nhật ký sự cố đơn giản. Các hoạt động lớn hơn có thể được hưởng lợi từ hệ thống theo dõi có cấu trúc chặt chẽ hơn, nhưng một thói quen rõ ràng vẫn quan trọng hơn bất kỳ công cụ nào.
Giữ hệ thống luôn sẵn sàng mỗi ngày
Hệ thống hướng dẫn du lịch chỉ mang lại giá trị khi thiết bị đã sẵn sàng và quy trình đằng sau nó đáng tin cậy. Xác định vòng đời, phân công trách nhiệm rõ ràng, đảm bảo việc sạc, vệ sinh và bảo quản đơn giản, đồng thời theo dõi các tổn thất và lỗi để bạn có thể khắc phục các mô hình thay vì các sự cố riêng lẻ. Xác nhận các chi tiết-cụ thể của thiết bị như cách bảo quản pin, vật liệu làm sạch và điều kiện bảo quản dựa trên tài liệu chính thức của nhà cung cấp và điều chỉnh quy trình khi khối lượng của bạn tăng lên.
