(1) Thiết kế của hệ thống hội nghị phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng và yêu cầu chức năng của hội nghị.
(2) Các phòng họp nhỏ, các cuộc họp hội đồng và các cuộc họp trao đổi học thuật nói chung nên được thiết kế theo hệ thống thảo luận hội nghị cơ bản. Một số phòng họp có thể được trang bị hệ thống ghi và theo dõi video hội nghị, hệ thống hiển thị video hội nghị và hệ thống âm thanh vòm 5.1 kênh.
(3) Phòng hội nghị quốc tế và phòng họp kinh doanh phải được thiết kế theo hệ thống hội nghị có khả năng phiên dịch đồng thời. Họ nên được trang bị hệ thống theo dõi và ghi video hội nghị, hệ thống hiển thị video hội nghị và tốt nhất là hệ thống âm thanh vòm 5.1 kênh.
(4) Phòng họp có chỗ ngồi cố định có thể sử dụng hệ thống truyền âm thanh có dây hoặc không dây. Phòng họp không có chỗ ngồi cố định nên sử dụng hệ thống truyền âm thanh không dây.
(5) Các phòng họp lớn hơn và phòng họp có ghế quan sát nên được trang bị hệ thống truyền thanh công cộng hội nghị bên cạnh hệ thống âm thanh hội nghị. Hệ thống theo dõi và ghi video hội nghị cũng như hệ thống hiển thị video hội nghị cũng được khuyến nghị.
(6) Ưu tiên sản phẩm có thương hiệu, uy tín, chất lượng tốt, thị phần lớn.
